Apa itu Standard Operating Procedure (SOP) Dalam Bisnes?

SOP merupakan perjalanan aktiviti rutin harian bagi seseorang individu (siapa) yang melakukan sesuatu (apa) di dalam sebuah syarikat atau organisasi  (dimana) pada masa yang ditetapkan (bila) secara konsisten menggunakan ayat yang mudah dan jelas (sebab).

Persoalan yang perlu ada dalam SOP

• Siapa?
• Apa ?
• Dimana?
• Bila ?
• Sebab?

Contoh : Tutor perlu sumbit borang Pengajaran & Pembelajaran (P & P) secara serahan tangan di pejabat urusan  atau email kepada pengurus cawangan selewat-lewatnya pada 2hb setiap bulan untuk menguruskan elaun tutor   berdasarkan jumlah jam kelas yang telah dibuat.

Manfaat SOP perlu ada bagi sebuah organisasi atau syarikat untuk :

• Sistem keselamatan : mengurangkan risiko kemalangan atau kesilapan
• Mengawal aliran tunai : dapat mengawal pendapatan dan pengeluaran kewangan
• Penyelarasan makluman : semua staf maklum cara melakukan aktiviti tertentu
• Aplikasi perundangan bisnes: dokumen dokongan kepada KWSP/SOCSO/LHDN
• Sokongan keperluan bisnes : dapat mengukur KPI staf

SOP perlu didokumentasikan untuk menerangkan jangkaan pencapaian (target) melalui aktiviti yang seragam. Dokumen ini memudahkan bahagian latihan jika ada staf baru dan sebagai rujukan bagi menganalisis sistem maklum balas, secara langsung ia membantu komunikasi dua hala bersama pihak luar dengan memaklumkan tempoh yang diperlukan untuk sesuatu keputusan dibuat.

Gaya penulisan SOP perlu menggunakan bahasa yang mudah. Jika ada terma teknikal, sertakan penjelasan dan menggunakan gambar rajah atau gambar bagi memudahkan mereka memahami sesuatu aktiviti yang dijalankan.

Memulakan dokumentasi dengan menganalisis aktiviti rutin harian, susun ikut kekerapan aktiviti yang dilakukan, dan persembahan ayat yang digunakan perlu pendek dan jelas tentang POLISI (do and don’t), PROSES (macam mana nak buat sesuatu), PROCEDURE (tempoh yang diberi dalam sesuatu aktiviti).

Susun makluman dalam gambarajah atau gambar melalui beberapa jenis iaitu basic timeline, perinician proses, carta alir, dan carta pokok, menggunakan simbol-simbol yang bermaksud seperti :

REVISI DAN PENGESAHAN SOP

• Proses percubaan dilaksanakan oleh orang lain dan jika boleh difahami dan dibuat maka ia berkesan

• Perubahan perlu dibuat jika ada kesan kepada produktiviti. Sebarang perubahan perlu mengikut keadaan semasa atau mengikut suatu tempoh yang ditetapkan.

• Proses penyediaan perlu melibatkan semua department untuk menjadikan owner mengawal manual dan memastikan versi yang baru digunakan. Sebaiknya SOP mempunyai nombor unik supaya tiada penindihan dan tarikh lupus.

• SOP perlu dikemas kini untuk mencapai tahap ‘best practice’, berubah mengikut perundangan semasa dan untuk memaklumkan pada staf jika ada perubahan dalam sesuatu model tugasan.

TO DO LIST

p/s: Untuk mendapatkan SOP Tutor Profesional Malaysia secara PERCUMA boleh sertai Simposium Tutor Profesional Malaysia